Planung

1. Zielgruppe des Events

Zunächst muss die Zielgruppe bestimmt werden, die mit dem entsprechenden Event angesprochen werden soll. Für die Lösung dieser Aufgabe wird viel Kreativität, eine gute Beobachtungsgabe und viel Erfahrung verlangt. Boygroups ziehen eher junge, weibliche Interessenten an, kulturelle Veranstaltungen eher gebildete, ältere Menschen.

2. Event Motto

Nun stellt sich die Frage, wie das Motto oder der Überbegriff dieses Events lautet. Man muss sich im Klaren sein, welche Rahmenbedingungen gesetzt sind und wie man im weiteren Verlauf im Bezug auf Organisation und Dekoration damit umgeht.

3. Bands

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten ein Event zu gestalten. Man muss sich Gedanken über die Auswahl der Bands und Sänger machen, ob diese die Eventbesucher ansprechen und ob sie finanziell in das Budget des Eventmangement-Konzerns passen. Außerdem muss eine Liste und die Abfolge der Bands aufgestellt werden.

4. Programmablauf des Events

Nun sollte der Programmablauf geplant und notiert werden. Man sollte nach Möglichkeit eine gewisse Dramaturgie in den Ablauf bringen, das heißt, die Headliner eines Konzertes nie an den Anfang des Programmablaufs setzen.

5. Personal für Ihr Event

Wie ist das Personal aufgestellt? Man muss sich im Klaren sein, wie viel Personal und an welchen Stellen benötigt wird. Außerdem muss die Bezahlung und die Stundenzahl im Vorhinein schon geklärt sein.

6. Rechtliche Fragen zum Event

Wie sind die gesetzlichen Bestimmungen? Wie sieht es aus mit der Auftrags- und Vertragsabwicklung? Wie viel Budget steht mir zur Verfügung?

Event Nachbereitung

Nach dem Event muss auf jeden Fall ein Soll/ Ist-Abgleich durchgeführt werden, dass die Sicherheit besteht, dass alles wie geplant durchgeführt wurde. Außerdem sollte man eine Erfolgskontrolle notieren und ein Feedback an alle Mitarbeiter geben.