Organisation von Events
Phil 20. Juli 2010
In der (Spaß-) Gesellschaft des ausgehenden zwanzigsten Jahrhunderts hat sich der oder das Event einen festen Platz erobert. Das Event als Ereignis oder Erlebnis, der Event im Sinne von Höhepunkt wurde in den 90er Jahren um die Bedeutungskomponente Veranstaltung erweitert. Heute steht das Event für sportliche und kulturelle Großveranstaltungen wie zum Beispiel die Eröffnung der Arena auf Schalke aber auch für betriebliche oder private Feiern. Sie werden als kommerzielle Ereignisse, als Mittel zur Unternehmenskommunikation und zur Aktivierung von Zielgruppen immer wichtiger.
Planung
1. Zielgruppe des Events
Zunächst muss die Zielgruppe bestimmt werden, die mit dem entsprechenden Event angesprochen werden soll. Für die Lösung dieser Aufgabe wird viel Kreativität, eine gute Beobachtungsgabe und viel Erfahrung verlangt. Boygroups ziehen eher junge, weibliche Interessenten an, kulturelle Veranstaltungen eher gebildete, ältere Menschen.
2. Event Motto
Nun stellt sich die Frage, wie das Motto oder der Überbegriff dieses Events lautet. Man muss sich im Klaren sein, welche Rahmenbedingungen gesetzt sind und wie man im weiteren Verlauf im Bezug auf Organisation und Dekoration damit umgeht.
3. Bands
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten ein Event zu gestalten. Man muss sich Gedanken über die Auswahl der Bands und Sänger machen, ob diese die Eventbesucher ansprechen und ob sie finanziell in das Budget des Eventmangement-Konzerns passen. Außerdem muss eine Liste und die Abfolge der Bands aufgestellt werden.
4. Programmablauf des Events
Nun sollte der Programmablauf geplant und notiert werden. Man sollte nach Möglichkeit eine gewisse Dramaturgie in den Ablauf bringen, das heißt, die Headliner eines Konzertes nie an den Anfang des Programmablaufs setzen.
5. Personal für Ihr Event
Wie ist das Personal aufgestellt? Man muss sich im Klaren sein, wie viel Personal und an welchen Stellen benötigt wird. Außerdem muss die Bezahlung und die Stundenzahl im Vorhinein schon geklärt sein.
6. Rechtliche Fragen zum Event
Wie sind die gesetzlichen Bestimmungen? Wie sieht es aus mit der Auftrags- und Vertragsabwicklung? Wie viel Budget steht mir zur Verfügung?
Event Nachbereitung
Nach dem Event muss auf jeden Fall ein Soll/ Ist-Abgleich durchgeführt werden, dass die Sicherheit besteht, dass alles wie geplant durchgeführt wurde. Außerdem sollte man eine Erfolgskontrolle notieren und ein Feedback an alle Mitarbeiter geben.
